作為公司年會的策劃者，怎樣策劃一場精彩的年會讓公司領(lǐng)導(dǎo)滿意，同時也讓公司員工滿意。其實沒那么復(fù)雜，一場精彩的年會策劃，只需要抓住三個重要的關(guān)鍵因素。

一、前期策劃階段

      1、確定年會人員構(gòu)成，參會人數(shù)

      2、根據(jù)人數(shù)尋找適合的場地，如果員工自行前往，要考慮公共交通便利性。

      3、會議場地在年底都比較緊俏，要提前預(yù)定，場地費和餐飲費占年會支出大頭，一定要選擇性價比高的會場，并提前預(yù)定。

      4、預(yù)定完場地后，選擇一家活動公司勘察場地，根據(jù)現(xiàn)場情況提出會場布置方案。并根據(jù)實際需求列出所需物料清單和報價。

      5、成立年會籌備小組，由專人負責(zé)年會相關(guān)事宜。籌備小組根據(jù)各項費用做出年會預(yù)算。

           預(yù)算大致包括：

a)     酒店費用：場地費用、餐飲費；

b)     活動公司費用：燈光、音響、LED大屏、簽到背板等；

c)     頒獎典禮所需費用：公司為表彰優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團隊所設(shè)的各項獎勵，無論是現(xiàn)金還是榮譽，這部分費用要考慮進去。

d)     其他費用：各單位、各部門年會節(jié)目所需服裝道具費用、教練費用等。

           以上費用總和為年會預(yù)算，公司決策層根據(jù)預(yù)算進行調(diào)整，最終行成一整套年會方案。

二、中期籌備落實階段

      第一階段完成后，年會方案基本形成，需要進一步籌備和落實，這一階段由籌備小組來完成。

      1、集團層面成立籌備小組，并由籌備小組自上而下建立年會籌備委員會，落實到各分公司由專人負責(zé)。

      2、召集各分公司總經(jīng)理召開集團動員大會，提高各分公司對集團年會的重視程度，要求全力配合籌備小組的工作，并分配工作任務(wù)。

      3、由籌備小組編寫年會通知（倡議書），以郵件形式發(fā)給集團所有員工，內(nèi)容包括年會時間、地點、各項要求、各部門節(jié)目報送要求等。

      4、籌備小組完成以下幾項工作：

1)     年會流程細化

2)     確認合適的主持人，編寫串詞

3)     年度優(yōu)秀個人、團隊評選

4)     年會場地落實，餐飲菜單確認等

5)     年會場地布置物料細化、落實

6)     完成各分公司、各部門上報節(jié)目審核、并對需要服裝道具的節(jié)目給予費用報銷支持。

7)     公司頒獎典禮策劃。根據(jù)所設(shè)獎項進行獎杯制作，獎品購置以及頒獎環(huán)節(jié)流程安排。

三、年會現(xiàn)場管控階段

      如果順利的完成了上面兩個階段的工作，那么現(xiàn)場執(zhí)行階段就會容易的多。年會開始前要進行詳細的工作安排，把每一項工作落實到人，重要的崗位要安排多人來負責(zé)。

      現(xiàn)場執(zhí)行大致分為以下幾個重要環(huán)節(jié)：

1.     場地布置：由活動公司和場地出租方共同完成，活動公司負責(zé)音視頻設(shè)備安裝、會場布置，場地出租方完成座椅擺放。

2.     活動彩排：活動開始前一天完成彩排工作。包括主持人串詞、節(jié)目彩排，收集所有節(jié)目的伴奏音樂、背景音樂，活動公司配合完成。

3.     物料準備：年會所有物料全面檢查，不能有遺漏。

4.     簽到環(huán)節(jié)：專門的簽到區(qū)域，控制好人流、并引領(lǐng)到會場

5.     入場環(huán)節(jié)：入場后每個員工要能找到自己的座位，在座位或者圓桌上做上人名標識

6.     活動現(xiàn)場：由專人進行現(xiàn)場管控，并分成幾個小組：視頻組、音頻組、燈光組、催場人員、道具組、餐飲組。每個組由現(xiàn)場導(dǎo)演統(tǒng)一調(diào)配指揮。

 

本文作者：祺祥會展
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